Giao tiếp nhóm hiệu quả

0
103
Các thương hiệu tốt nhất trên thế giới không được xây dựng một mình – chúng được xây dựng bởi các nhóm chuyên gia sáng tạo có nền tảng và quan điểm khác nhau cùng nhau tạo ra những tác phẩm tuyệt vời.
Và điều đó chỉ có thể xảy ra khi họ vui vẻ, khỏe mạnh và kết nối với xã hội.Từ giám đốc điều hành đến giám đốc thương hiệu đến nhà sáng tạo và quản trị viên, sức mạnh của mối quan hệ giữa mọi người tại nơi làm việc có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty. Nó ảnh hưởng đến tinh thần, năng suất và khả năng duy trì – và cách tốt nhất để các mối quan hệ đó phát triển là thông qua giao tiếp chu đáo.

Giao tiếp chu đáo là dành thời gian để xem xét lời nói của bạn sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào. Nó có nghĩa là nói và lắng nghe có chủ đích và đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng. Khi bạn giao tiếp một cách chu đáo, bạn sẽ xây dựng được lòng tin, sự tôn trọng và hợp tác trong nhóm của mình.

Làm thế nào bạn có thể bắt đầu giao tiếp một cách chu đáo hơn? Phiên bản này của loạt bài #WorkAdvice của chúng tôi sẽ bao gồm một số chiến lược yêu thích của chúng tôi.

1. Dành một chút thời gian để xử lý mọi việc

Ảnh chụp một người phụ nữ tham dự cuộc họp

Nguồn: Pexels

Dừng lại để suy nghĩ

Khi cảm xúc dâng trào hoặc bạn đang ở trong một môi trường áp lực cao, bạn sẽ có cảm giác muốn thốt ra bất cứ điều gì trong đầu. Nhưng điều đó có lẽ sẽ không mang lại kết quả tốt đẹp cho cuộc trò chuyện của bạn – và nó có thể khiến bạn nói những điều mà bạn hối tiếc.

Vì vậy, trước khi bạn phản ứng với bất kỳ điều gì đáng ngạc nhiên, trầm trọng hoặc khó hiểu, hãy dành một chút thời gian. Hãy để nó ngồi trong một phút và xem xét điều gì đang thực sự xảy ra. Đây là phần quan trọng nhất của giao tiếp có suy nghĩ – suy nghĩ. Nó cho bạn cơ hội để giữ bình tĩnh và nhìn nhận tình hình từ nhiều góc độ.

Điều quan trọng cần nhớ là tất cả chúng ta đều nhìn thế giới qua lăng kính của chính mình và rằng điều có vẻ là sự thật hiển nhiên đối với bạn có thể không rõ ràng đối với người khác. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là tránh đánh giá người khác hoặc đưa ra giả định về ý định của họ trước khi họ có cơ hội giải thích về bản thân.

Hãy nhớ rằng – đây là điều bạn sẽ giỏi hơn khi luyện tập. Có thể mất một chút thời gian để làm quen, nhưng có chủ đích về nó có thể giúp bạn tiến khá xa trong một khoảng thời gian ngắn. Bạn luôn có cơ hội nhấn “nút tạm dừng” bên trong , hít thở và chọn hành động tiếp theo của mình.

“Giữa kích thích và phản ứng có một khoảng trống. Trong không gian đó là quyền lực của chúng tôi để lựa chọn phản ứng của chúng tôi. Đáp lại của chúng tôi là sự phát triển của chúng tôi và sự tự do của chúng tôi.” – Viktor Frankl

Dừng lại để nghe

Một phần của việc tạm dừng bao gồm suy nghĩ – phần còn lại là lắng nghe. Nghe cũng quan trọng như nói, nếu không muốn nói là hơn thế. Khi bạn dành thời gian để lắng nghe người khác, bạn cho thấy rằng bạn coi trọng ý kiến ​​của họ và bạn quan tâm đến những gì họ nói. Điều này xây dựng lòng tin giữa bạn và đưa bạn vào vị trí tốt hơn để cộng tác.

Lắng nghe tích cực là chìa khóa để thực sự tiến bộ trong một cuộc trò chuyện. Ngay cả khi bạn không đồng ý và cảm thấy khó chịu, bạn cần phải lắng nghe đúng cách thay vì chỉ đợi đến lượt mình để đưa ra lập luận phản bác. Như Kate Murphy, tác giả của You’re Not Listening: What You’re Missing and Why It Matters giải thích:

“Lắng nghe không có nghĩa là bạn đồng ý với ai đó. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn chấp nhận tính hợp pháp của quan điểm của người khác và bạn có thể có điều gì đó để học hỏi từ đó. Điều đó cũng có nghĩa là bạn nắm lấy khả năng rằng có thể có nhiều sự thật và hiểu tất cả chúng có thể dẫn đến một sự thật lớn hơn. “

Sự thấu hiểu lẫn nhau là điều bạn đang hướng tới, vì vậy đã đến lúc bạn nên giữ cho đôi tai của mình rộng mở nếu bạn muốn bắt đầu kết nối.

2. Tiếp cận Xung đột một cách Xây dựng

Ảnh bốn người quanh bàn

Nguồn: Pexels

Trong bất kỳ loại hình sáng tạo được chia sẻ nào, sẽ có xung đột – điều đó gần như không thể tránh khỏi. Những ý tưởng vĩ đại nhất được rèn giũa trong ngọn lửa của sự giám sát kỹ lưỡng, trải qua sức nóng và áp lực cho đến khi chúng được định hình hoàn hảo và sẵn sàng cho thế giới.

Vì vậy, nếu bạn muốn duy trì hạnh phúc trong một môi trường hợp tác, bạn phải tiếp cận xung đột như một phần tự nhiên, tích cực của quá trình sáng tạo. Nếu không, các tính cách xung đột và mọi thứ có thể bắt đầu sai.

Dưới đây là một số chiến thuật chính để giải quyết tốt nhất những bất đồng của bạn.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn

Điều quan trọng là phải nhận thức được cách bạn thể hiện bản thân, vì vậy bạn không gửi tín hiệu vô thức rằng bạn đã sẵn sàng cho một cuộc chiến. Tránh khoanh tay hoặc chân vì điều này có thể khiến bạn trông phòng thủ hoặc không thể tiếp cận. Giao tiếp bằng mắt, mỉm cười và sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để thể hiện rằng bạn cởi mở trong giao tiếp.

Nếu bạn cảm thấy mất tập trung khi phân tích ngôn ngữ cơ thể của mình khi đang tương tác, bạn luôn có thể hỏi ý kiến ​​phản hồi của đồng nghiệp hoặc bạn bè và thử thực hành một vài lần với họ nếu bạn muốn thử làm mọi thứ theo cách khác.

Hãy cư xử văn minh và sử dụng từ ngữ phù hợp

Điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và phù hợp với các đối tác trò chuyện của bạn. Một chút trí tuệ cảm xúc sẽ tiến xa ở đây, và việc hiểu được giọng điệu phù hợp là tùy thuộc vào bạn.

Nhưng điều quan trọng là tập trung vào chúng, không phải bạn. Mọi người thực sự đánh giá cao khi bạn sử dụng tên của họ khi nói chuyện với họ, nhìn thẳng vào mắt họ và tiếp cận những khác biệt văn hóa một cách nhạy cảm.

Điều gì đó có vẻ không quan trọng đối với bạn – như phát âm sai tên của họ – có thể gây ra nhiều khó chịu hơn bạn mong đợi, vì vậy nỗ lực sẽ xứng đáng vì mối quan hệ của bạn. Những giai đoạn bất lực tại nơi làm việc kéo dài, lặp đi lặp lại có thể gây ra trầm cảm , kiệt sức và suy kiệt – vì vậy nếu bạn muốn xung quanh mình với những người giỏi nhất, bạn phải khiến họ cảm thấy được chào đón.

Xem xét cách người kia giao tiếp

Bạn rất dễ rơi vào “chế độ mặc định” khi đối mặt với một cuộc trò chuyện khó khăn.

Ví dụ: nếu bạn là một nhà văn, bạn có thể có thời gian dễ dàng hơn nhiều khi thể hiện bản thân thông qua các từ được viết ra. Nhưng bạn có thể không xem xét người đọc. Nếu họ nhìn thấy một bức tường văn bản có một vài từ tiêu cực, họ có thể đọc lướt qua và cảm thấy khó chịu.

Một từ hoặc cụm từ bạn nói có thể bị hiểu sai ở dạng văn bản vì không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng truyền đạt được giọng điệu mà bạn đang hướng tới. Vì vậy, bạn có thể cảm thấy hài lòng khi viết ra những lời chỉ trích hoặc bất đồng của mình và nó có thể giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình.

Nhưng tốt nhất là bạn nên để ý đó trong bản nháp của mình và thay vào đó nói chuyện trực tiếp, nếu bạn thực sự muốn truyền đạt thông điệp.

Đây là những mẹo khá đơn giản nhưng tác động của chúng có thể rất lớn. Bây giờ, nếu những bất đồng sáng tạo xuất hiện, bạn không nên sợ xung đột với ai đó – bạn sẽ nắm lấy nó như một cơ hội để kết nối với họ.

3. Sử dụng đúng hệ thống và kênh

Bức ảnh bốn người đứng trước bức tường kính nói chuyện

Nguồn: Pexels

Bạn đã chán sử dụng Zoom chưa?

Công nghệ không phải là một giải pháp kỳ diệu cho tất cả các nhu cầu liên lạc của bạn, thể hiện qua ” sự mệt mỏi khi thu phóng ” mà hầu hết những người làm việc từ xa hoặc người lai đã cảm thấy vào một thời điểm nào đó trong vài năm qua. Nhưng lựa chọn công cụ phù hợp cho nhóm của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách bạn giao tiếp hiệu quả.

Có rất nhiều cách khác nhau để trò chuyện với nhau và những gì phù hợp với nhóm này có thể không hiệu quả với nhóm khác. Một số nhóm có thể thích bắt kịp thông qua cuộc họp trực tiếp vào buổi sáng hàng ngày và giữ cho riêng mình trong thời gian còn lại của ngày.

Những người khác có thể muốn chia sẻ tin nhắn Slack suốt cả ngày. Những người khác có thể phát triển mạnh trong các cuộc họp trực tiếp và hoàn thành công việc tốt nhất của họ khi họ hợp tác và đưa ra các ý tưởng xung quanh.

Có thể cần một chút thử nghiệm để tìm ra nền tảng phù hợp cho nhóm của bạn, vì vậy hãy thử một vài lựa chọn khác nhau và xem điều gì phù hợp. Những điều quan trọng nhất cần lưu ý khi chọn nền tảng giao tiếp tốt nhất cho bạn là: a) dễ sử dụng và b) giúp mọi người tôn trọng thời gian và năng lượng của nhau.

Thông báo phát ra cả ngày và đêm khiến mọi người mất tập trung vào công việc của họ – loại công việc đòi hỏi sự sáng tạo, đòi hỏi nhận thức cao, đòi hỏi thời gian và không gian không bị gián đoạn. Đó là khoảng thời gian hữu ích và có giá trị nhất mà mọi người có thể có, và nếu bạn bị mất tập trung vì nó, thật sự rất khó để quay lại với nó.

Hệ thống của bạn hỗ trợ điều này không nhất thiết phải là công nghệ – chúng có thể là các thỏa thuận và chính sách. Nhóm tại Proof đã đưa ra các khung giờ yên tĩnh từ 9:35 sáng đến trưa, nơi các cuộc trò chuyện chỉ giới hạn trong phòng họp hoặc ngoài trời. Kết quả là mọi người ưu tiên công việc sâu của họ trong thời gian đó và công việc tập trung vào xã hội hoặc quản trị viên nhiều hơn vào buổi chiều.

Bạn cũng không thể nghỉ ngơi tốt nếu bạn đang nghĩ về công việc ngoài giờ làm. Bạn thực sự cần bốn kiểu nghỉ ngơi (thể chất, tinh thần, xã hội và tinh thần) để ở trạng thái tốt nhất và thậm chí chỉ cần nhìn thấy một email công việc bật lên trên điện thoại cũng có thể đưa bạn trở lại “chế độ làm việc”. Những người lao động hạnh phúc nhất, khỏe mạnh nhất là những người được phép quên việc làm việc khi đến thời điểm thích hợp.

Lời kết

Suy nghĩ kỹ về cách bạn giao tiếp sẽ tạo ra sự khác biệt lớn ở nơi làm việc. Và phần hay nhất về các mẹo mà chúng tôi đã khám phá là chúng không đặc biệt khó thực hiện.

Chỉ với một chút nỗ lực, bạn có thể bắt đầu hợp tác và xây dựng các mối quan hệ công việc một cách sâu sắc hơn và tận hưởng một môi trường hài hòa, hiệu quả hơn – điều này cũng khuyến khích sức khỏe tổng thể .

Bạn không cần phải tiếp cận điều này như một cách trực tiếp để trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn trong công việc. Đối xử tốt với người khác và cân nhắc nhu cầu của họ thực sự sẽ làm tăng hạnh phúc và sức khỏe của bạn . Sau khi dùng thử một thời gian, bạn sẽ bắt đầu thích giao tiếp chu đáo về bản chất – và nó sẽ sớm trở thành bản chất thứ hai.